Publicado: 30/04/2018 - Atualizado por última vez: 08/05/2018

Por que amamos o Kanban (e você também deveria)

Você já desesperou ao ver seu fluxo de trabalho completamente fora de controle? Calma, vamos te contar como o uso do Kanban pode te ajudar. Confere aí!

Marcela Batista de Souza

Publicado por:Marcela Batista de Souza

Copywriter

Kanban é uma metodologia desenvolvida para facilitar a visualização dos fluxos de trabalho ou produção. O uso dessa ferramenta permite a otimização de processos, distribuição de demandas, organização, visualização, análise e aprimoramento das metodologias de trabalhos utilizadas pelo seu time, reduzindo consideravelmente as taxas de erro e tempo gasto na produção, além do aumento da qualidade e eficácia do serviço/produto oferecido.

Existe algo tão desesperador como ver diversas tarefas com o prazo de entrega expirado e seu time de marketing correndo de um lado para o outro completamente perdidos e sem saber o que fazer?  Nós também já passamos por isso, entretanto, bastou a implementação do Kanban para resolvermos todos os problemas de organização do nosso time.

Nesse artigo vou te contar o por que amamos o Kanban e tenho certeza que você também vai começar a amar ao final desse texto! Continue a leitura para descobrir tudo sobre essa metodologia maravilhosa!

O que é Kanban?

A metodologia Kanban foi criada no Japão na década de 1960 por funcionários da Toyota, com a finalidade de acompanhar e adquirir maior eficiência dos fluxos de produção. Atualizado e adaptado à era digital, é uma excelente maneira de limitar tarefas em execução, organizar, visualizar, analisar e aprimorar dos processos de produção/execução de tarefas em equipe.

O kanban é utilizado para 3 principais finalidades denominadas “agendas Kanban”, são essas:

1. Orientação de serviço

2. Sobrevivência

3. Sustentabilidade​​​

quadro kanban

 

Por que amamos o Kanban?

O kanban é um sistema repleto de vantagens, e vai muito mais além de post-it colados na parede do escritório. Através dele, conseguimos:

  • Visualizar os fluxos de trabalho geral e específicos

  • Delimitar as demandas e distribuir tarefas

  • Analisar o fluxo de produção com eficiência (tempo de trabalho X tempo de espera)

  • Reduzir erros e direcionar o foco

  • Organizar e otimizar os processos de trabalho

Como implementar o Kanban

Agora que você já sabe o que é a metodologia Kanban, certamente quer saber como deve prosseguir com a implementação desta ferramenta incrível. Confere aí as dicas que separamos para você:

Escolha uma ferramenta

Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para a criação dos quadros Kanban, podemos encontrar algumas como:

Você também pode usar um quadro branco físico e post-it, se preferir.

Comece do seu ponto de partida

Aprimorar um fluxo de trabalho leva tempo, e requer uma análise profunda na maneira como os processos são realizados em seu cenário atual. Isso quer dizer que, ao iniciar a implementação da metodologia Kanban, você precisa ser 100% sincero consigo mesmo sobre a ordem em que os trabalhos vêm sendo produzidos, por quem aquilo é produzido e qual o prazo de produção atual (mesmo que esses dados não sejam agradáveis) as etapas de produção devem ser detalhadamente mapeadas.

Integre todos os membros do seu time

Duas pessoas pensam mais do que uma. Trabalhe com a sua equipe, peça opiniões e permita que eles dêem sugestões sobre o planejamento de trabalho. Garanto que seus resultados serão muito melhores com mais de uma pessoa elaborando estratégia de produção.

Sua empresa é um ecossistema, com setores interdependentes e para que se tenha maior eficiência, é necessário que se tenha harmonia, consciência e concordância no fluxo de trabalho. Dessa forma, além de incentivar os membros do seu time e extrair o melhor de cada um deles, você vai reduzir as chances de erro no processo de produção, uma vez que eles estarão em total consciência de como tudo deve funcionar.

Crie regras claras

Quando seu processo de trabalho estiver mapeado, devemos criar regras para extrair a máxima eficácia do fluxo de produção e do seu time. Por exemplo:

REGRA - “As imagens complementares dos textos só devem ser desenvolvidas após a revisão do artigo”.

Nessa regra podemos observar que há a integralização da equipe e que um serviço só poderá ser executado após a conclusão de outro. Mas por que?

Imagine que eu (Marcela) escreva um artigo para falar sobre renda extra no marketing, em seguida o time do Design elabora as imagens complementares do artigo 100% relacionado com os temas abordados no texto inicial. Algumas horas depois, recebo um feedback do revisor onde ele solicita que eu altere 20% do texto (incluindo a remoção de um tópico abordado). Logo, é possível ver que o time do Design perdeu tempo produzindo um material que será descartado ou no mínimo irá exigir drásticas alterações em relação ao projeto inicial.  

Essa regra claramente nos diz que enquanto eu não recebo o feedback final do revisor, o time de Design deve direcionar seu tempo para executar outra tarefa (uma já consolidada), o que diminui as chances de erro e evita que o time de Design desperdice tempo desenvolvendo algo que pode sofrer alterações no futuro ou ser descartado.

É muito importante que suas regras sejam claras e bem elaboradas, focadas em praticidade e correção de erros no fluxo de trabalho já existente.

Diminua a demanda, para aumentar a eficiência

Estudos já provaram que o ser humano consegue focar em apenas 1 coisa por vez, e que quando tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, ambas acabam mal feitas ou em um completo caos. Eu sei que parece loucura, já que acreditamos que conseguimos fazer 1000 coisas ao mesmo tempo, mas não é bem assim.

Limitar o volume de tarefas em execução por pessoa pode alterar radicalmente pontos importantes do seu fluxo de trabalho. O ideal, é que cada pessoa execute no máximo uma tarefa por vez, com isso, o foco será totalmente direcionado para o que está sendo executado no momento - o que aumentará a qualidade do serviço e reduzirá o número de erros por desatenção.

Esse TedTalk sobre o Paradoxo da Eficiência, apresentado pelo Niklas Modig, pode te ajudar a entender melhor esse conceito.

Observe, Analise, Discuta e Melhore.

Observe constantemente o seu quadro Kanban, se questione, questione o quadro, questione sua estratégia e encontre todos os erros. Analise em busca de soluções e melhorias. Faça reuniões com seu time para que todos dêem feedbacks sobre as mudanças realizadas no processo de produção, e se algo não estiver como deveria, discuta sobre qual é a melhor solução para resolver este problema e então melhore!

​Nesse artigo te apresentamos a metodologia Kanban, e vimos como é possível organizar e melhorar o seu fluxo de trabalho cada dia mais. Nós amamos o Kanban por que ele nos ajudou a ter uma visão mais ampla de nossos processos de produção, além de melhorar nossa eficiencia e reduzir nossos prazos de trabalho. E você? Já começou a amar o Kanban? Acredito que sim! Você pode compartilhar esse artigo com seus amigos e colegas para que a cada dia mais pessoas passem a amar o Kanban, assim como nós.  

 

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