Publicado: 22/05/2018 - Atualizado por última vez: 24/05/2018

Produtividade: 6 técnicas para se tornar mais produtivo

Produtividade é sempre bom, mas nem sempre é fácil atingir o máximo de nós, certo? Dá uma olhada nas técnicas que separei para te ajudar!

Marcela Batista de Souza

Publicado por:Marcela Batista de Souza

Copywriter

A produtividade é aquilo que mede a eficiência e eficácia de determinado processo de produção através do tamanho ou quantidade do que é produzido e do tempo/recurso utilizado para a entrega do produto final - sem que isso afete de maneira direta ou indireta a qualidade da produção.

Como você administra seu tempo? Diariamente, você acredita estar extraindo o máximo da sua eficiência? Você consegue se organizar para realizar suas tarefas dentro do prazo solicitado? Bom, na maioria das vezes as respostas dessas perguntas são negativas.

A nossa produtividade nem sempre atinge os níveis que gostaríamos, e isso é muito comum. Isso ocorre por que ao nos depararmos com uma quantidade imensa de coisas para fazer ou com tarefas que nos exigem foco e tempo de dedicação, a nossa tendência é deixá-las de lado e fazer milhares de outras coisas.

Vencer a procrastinação e aumentar nossa produtividade não é impossível, e pensando nisso desenvolvi esse artigo que irá te auxiliar na luta contra esses hábitos prejudiciais. Continue lendo para entender o que é produtividade e como você pode atingir seu nível máximo de eficiência com algumas técnicas simples. 

O que é produtividade, afinal?

A produtividade é aquilo que mede a eficiência e eficácia de determinado processo de produção através do tamanho ou quantidade do que é produzido e do tempo/recurso utilizado para a entrega do produto final - sem que isso afete de maneira direta ou indireta a qualidade da produção.

Resumindo, a produtividade pode ser definida como a eficiência na realização de uma tarefa relacionando isso com o tempo utilizado para a execução da mesma.

Na teoria funciona assim: você recebe um projeto que deve ser entregue em 7 dias, e você ao longo destes 7 dias dedica parte do seu tempo nele, deste modo, ao final do prazo ele estará concluído com qualidade e você poderá se dedicar a outras tarefas da mesma maneira em breve, certo? Errado. Sabe por que? Por que na prática funciona basicamente assim: 

produtividade

Isso ocorre, por que normalmente ao longo dos nossos processos de produção, somos dominados por um monstro chamado procrastinação.

Como evitar a procrastinação e ser mais produtivo

Quantas vezes você foi para o trabalho com uma tarefa importante para realizar, mas ao final do dia se deu conta de que na verdade, você não fez absolutamente nada? Você provavelmente passou o dia checando sua caixa de entrada de e-mails, conferindo suas redes sociais, tomando infinitas xícaras de café, olhando para lugar nenhum e pensando em milhares de coisas sem relevância, e fazendo algumas das infinitas atividades que servem para nada senão para uma coisa: tirar a concentração e procrastinar.

Isso é muito comum, e existem diversas maneiras de evitar a procrastinação e tornar-se mais produtivo, acompanhe:

1. 80/20

Um dos principais motivos que nos levam à procrastinação é a quantidade de coisas que temos para fazer, isso acontece por que temos dificuldade em definir o que realmente é importante.

A Lei de Pareto se aplica em diversos âmbitos da nossa vida, o princípio 80/20, afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Na produtividade? É simples:

80% dos resultados são gerados por 20% das atividades

Você deve analisar quais são seus afazeres, e quais desses afazeres realmente terão um grande impacto, e as tarefas de menor impacto devem ser descartadas da lista de prioridade, o que irá reduzir drasticamente o volume de afazeres, aumentará seu tempo para a realização da tarefa e trará melhores resultados.

2. Comece o dia com as atividades mais importantes

É muito comum, mesmo sabendo quais são as principais atividades para o dia, nós começarmos o dia limpando nossa caixa de e-mails ou fazendo milhares e milhares de coisas que não estavam planejadas e que ocuparam grande parte do nosso tempo para depois, dar inicio as atividades mais importantes. Isso é um erro, e devemos mudar esse hábito.

Comece o seu dia com as principais atividades que você precisa executar, isso irá garantir o tempo que você precisa para executar a tarefa e também que você irá dedicar-se ao máximo, realizando a tarefa com toda sua força de vontade.

Tire um momento na noite anterior para selecionar de 1 a 3 tarefas de alto impacto para realizar no dia seguinte.

3. Crie senso de urgência

O tempo que você leva para realizar suas atividades é diretamente influenciado pelo prazo que você estabelece para a finalização delas. Isso acontece porque quanto maior o tempo que temos para as tarefas, maiores são as “janela de tempo” que deixamos entre suas etapas. Se normalmente você demora uma semana para realizar determinada tarefa, tente diminuir esse prazo pela metade, e você verá que a qualidade será a mesma, mas a produção será muito mais eficiente devido ao pouco tempo que você levou para realizá-la.

4. Procrastine várias vezes ao dia

Irônico, não? Mas é exatamente o que a Metodologia Pomodoro nos orienta a fazer. A Metodologia Pomodoro é uma técnica excelente para quem precisa render mais em pouco tempo e evitar a procrastinação, procrastinando.

O que você deve fazer é simples, utilize um cronômetro para calcular exatamente 25 minutos (esse espaço de tempo é chamado de pomodori), e utilize esse tempo para realizar uma única tarefa - com foco total. Após esses exatos 25 minutos, tire um intervalo de 5 minutos (pausa). E após 3 pausas, ao fim do 4° pomodori, realize uma pausa de tempo maior, algo entre 15 e 30 minutos.

Esses intervalos devem ser cronometrados e respeitados. É o momento de procrastinar, tomar uma água ou um café. Essa pausa é excelente para descansar sua cabeça, reduzindo o cansaço pela realização de alguma tarefa, e aumentando o foco que você irá direcionar para o próximo pomodori.

5. Organize seu fluxo de trabalho

Produtividade

A Metodologia Kanban é a melhor maneira de organizar e aprimorar seu fluxo de trabalho com eficiência. Mapear o seu processo de trabalho é uma excelente maneira de visualizar quais tarefas estão te tomando mais tempo do que de fato deveriam. Além de organizar sua rotina de produção, reduzir erros e aumentar a eficácia do seu trabalho - ou seja, maior produtividade.

6. Medite regularmente

Um estudo realizado pela Harvard em 2011 comprovou que praticar meditação 30 minutos por dia, durante 8 semanas pode aumentar a densidade da massa cinzenta cerebral e desenvolver três partes muito importantes do cérebro, que são:

  • Hipocampo Esquerdo: responsável pela facilidade em aprender, capacidade de memória, retenção de informação, e transformação de memória de curto prazo em longo prazo.

  • Córtex Cingulado Exterior: essa área do cérebro possui forte conexão com outras áreas cerebrais e está relacionado com a parte do controle emocional e com a recuperação de memória.

  • Junção Temporo-Parietal: está relacionada a percepção e processamento de informações, e é responsável pela empatia e compaixão.

O mesmo estudo comprovou que a prática da meditação leva à redução da Amígdala Cerebral - região associada ao medo, estresse e ansiedade.

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Além disso, a prática da meditação reduz a ansiedade, os pensamentos negativos, os riscos de inflamações e a pressão sanguínea. Também é capaz de aumentar em até 50% a imunidade e 65% o bem-estar.  Estudos comprovaram que a meditação também estimula o desenvolvimento do Córtex Pré-Frontal Dorsolateral, área do cérebro responsável pela força de vontade - aumenta a capacidade de superar hábitos ruins e criar novos hábitos -, auxilia também na concentração e eficiência.

A meditação é capaz de realizar melhorias incríveis no nosso corpo, além de nos fazer mais feliz (uma pessoa que medita regularmente possui 30x a quantidade normal de ondas gama no cérebro, fortemente associadas a inteligência, compaixão, autocontrole e felicidade), essa prática aumenta a produtividade e melhora - e muito - a eficácia do trabalho que realizamos, por mais simples que sejam.

Nesse artigo vimos como algumas práticas básicas, quando aplicadas ao nosso dia-a-dia podem fazer uma diferença notável em nossa vida e na eficácia de nossas ações e atividades. As práticas listadas acima, não só te farão mais produtivo, como também, mais eficaz, saudável e principalmente mais feliz!

Agora não existem mais desculpas para ficar procrastinando o dia inteiro, né? Compartilhe esse artigo em suas redes sociais para que mais pessoas desfrutem dos benefícios de ser mais produtivo!

 

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